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工作时高效使用微信的13个建议

2019-10-21 15:47:28 marsluoyang2016 骆杨


想告别焦虑症,更加高效地工作,最有效的方法,是不用微信!

 

可惜,这个愿望越来越难实现,微信已经无孔不入...那么,如何才能高效地使用微信,为自己节省出更多自由的时间呢?

以下是我的13条建议,按日常沟通、信息处理和人际社交三个典型场景展开,每天省出1小时。

 

/ 01 /
日常沟通

 

1、紧急的事情多用电话

微信天然属性是延时通讯,选择用微信沟通,就意味着牺牲即时性,沟通效率实际是非常低的。
 
所以,遇到紧急的事情,多用电话或语音通话,比一句一句来回敲字的微信沟通更加高效。

只是,无论是电话还是语音通话,沟通前,一定记得在微信上提前征求对方是否方便接听,这是基本的礼节。


2、尽量不要用语音

语音功能,发送信息很便利,但却增加了接收信息的成本。
 
第一,接收信息时,视觉速度显著快于听觉。
 
第二,速度慢了,再加上语序逻辑混乱,听语音的人,会非常焦虑,“他到底想说啥...”。
 
第三,收听语音信息对环境的要求也比较高。

所以,如果体贴地站在对方的角度,选择不用语音是最好的。

 

3、不要单纯问“在吗”

很多人习惯一开始来一句“在吗”或者“方便吗”,相信我,大多数人的反应都是“无视”。事情已经够多了,能少一件就少一件吧。
 
有事直接说事,简单问候之后,直接切入主题,这是节约彼此时间最好的方法。

 

4、文字简练,表述结构化

尽可能用最少的文字,把自己的想法表达清楚,让别人知道,信息是精心组织过的,而不是想到那里就说到那里。
 
最简单的表达结构,就是“总-分-总”的结构:
  • 首先,结论先行

  • 其次,用1,2,3...分段陈述

  • 最后,再强调一下最重要的信息

 
 
如果文字比较多,可以分成多条信息发送,而不是所有文字堆成一条,看到密密麻麻一堆字,缺乏条理,让人烦躁。

 

5、重要信息,邮件抄送

在微信中查看文件是很方便的事情,但是保存文件的操作就比较复杂。
 
所以,如果是比较重要的文件,可以通过微信提示对方,然后同步用邮件发送一份。
 

6、群消息@到具体的人

群发信息时,最好@到最体的人,或者直接发私信,确保信息不被刷屏遗漏掉。
 
/ 02 /
信息处理

 

7、及时回复收到

无论别人以私聊或群聊的方式发了一条信息,一定要及时回复“收到”,减轻对方惦记的焦虑。
 
但是,是否要马上处理,可以遵循“2分钟原则”:
 
必须要马上处理,或者2分钟之内能够处理的,马上处理。如果超过的,先放到一个值得依赖的地方暂存,以便专注于正在处理的事情。
 
毕竟注意力非常稀缺!注意力转移,需要耗费额外时间和精力,让自己重新专注,所以,频繁跳跃,可能无法处理好任何一件。

 

8、批量高效处理

那么,待处理的信息,放在哪里呢?我的方法:建立一个【一个人的群】
 
你可以把所有待处理的信息,转发到这个群里,然后等你有时间的时候,再批量进行处理,这样会大幅提高你的处理效率。
 
通过【面对面建群】,就可以拥有一个只有你自己的群,然后“置顶聊天”,超过2分钟处理的信息,都可以转发到这个群里。
 
处理的时候,有4个关键点需要注意:

第一,涉及到文档的,需要下载之后再转存,避免因为时间过长,文档被清除。

第二,处理完了,发个“已处理”的信息,标记已经处理了,减少重复操作。

第三,每天下班之前,检查一下,确保所有信息当日均及时处理了。

第四,时效性事情,还可以设置“提醒”。方法是长按该信息,在弹出的菜单栏里,选择“提醒”,然后设置好时间即可。
 

9、巧用“收藏”,常用信息快捷回复

一些使用频次很高的常用信息,可以形成模板,回复时直接调用模板,比如自我介绍、邮寄地址、联系方式...
 
先微信编辑好常用信息,长按后点击“收藏”。然后打开“收藏”,找到当时收藏的“信息”,长按后选择“编辑标签”,标签为“常用模板”。
需要使用时,选择对话框的“+”,点击“我的收藏”,选择右上角的“放大镜”,在“常用模板”里,找到你需要的信息,点击即可。
 

/ 03 /
微信社交

 

10、实名和头像

微信的职场社交属性越来越强,心理学有个现象叫锚定效应:做决策时,非常容易受限于第一印象或接触的第一信息。
 
微信的名字和头像是别人接触的第一信息。所以,名字最好是用实名,头像最好是用自己的头像,并且建议不要频繁更换。
 

11、添加好友

1)添加好友如何提高通过率?备注里,除了姓名以外,可以注明共同的交集,明确添加原因。
 
比如,XX,你好!我是XX,XX推荐的(共同交集),希望能有机会向你请教XX(添加原因)。
 
2)通过后如何快速建立印象?可以,再做一次完整的自我介绍,强化自己的标签,争取让对方能够印象深刻。
12、引荐朋友
运用微信工作,经常要把互不认识的人对接在一起,在介绍合作伙伴或工作人脉时,应该事先拉个小群,而不是直接推名片。
 
同时拉之前最好征求一下双方的意见。要知道,任何人都不喜欢被陌生人突然打扰。
 

13、朋友圈互动

借助朋友圈不断创造连接,少点赞,多评论,无论对方是否回复,都在传递我们的关注,慢慢积累好感。
 
朋友圈要不要设置XX个月可见?如果是用于社交的微信账号,可以不用,心理学里有个【自我暴露定律】:
 
要获得对方的认同和好感,最好能够首先提出自己的情感、思想、经验与来访者分享。
 
保持开放的朋友圈,可以让别人更加了解你,进而增加信任感。
 
 

— 小结一下 —

 

在职场中,高效使用微信的13条建议:

1.紧急的事情多用电话

2.尽量不要用语音

3.不要单纯问“在吗”

4.文字简练,表述结构化

5.重要信息,邮件抄送

6.群信息@到具体的人

7.及时回复收到

8.批量高效处理

9.巧用收藏,常用信息快捷回复

10.实名和头像

11.添加好友,备注交集和原因,通过加深印象

12.引荐朋友,提前沟通,拉群介绍

13.朋友圈互动,少点赞,多评论,自我暴露

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